Kirkkoherranviraston palvelut

Kirkkoherranviraston käynti- ja postiosoite on

Rantatie 13, 85900 Reisjärvi

Virasto on auki ma ja to klo 9-12.

Puhelinnumero 040 6202428

Sähköposti osoite reisjarvi@evl.fi

Virasto hoitaa kirkollisten toimitusten kuten kasteen, vihkimisen ja hautauksen ajanvarauksia.

 

Kirkkoherranvirasto pitää yllä seurakunnan jäsenrekisteriä, antaa virkatodistuksia eri tarkoituksiin, tekee sukuselvityksiä ja palvelee avioliiton esteiden tutkintaan liittyvissä asioissa.

 

Virkatodistukset ja sukuselvitykset voit tilata tästä: https://lomakkeet.evl.fi/reisjarven-seurakunta/virkatodistus

 

(ohjeet ja hinnasto alempana!)

Kirkkoherranvirastossa sinua palvelee:

Tanja Kemell 

040 6202428

Seurakuntakoti

Kirkkoherranvirasto on osa seurakuntakotia, löydät samasta sisäänkäynnistä viraston lisäksi diakonia- ja taloustoimiston.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Reisjärven seurakunta tallentaa henkilöistä tarpeellisia tietoja seurakunnan henkilörekistereihin. Henkilörekisterien tietoja käytetään henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötiedot ovat luottamuksellisia, eikä niitä voida luovuttaa ulkopuolisille, ellei siihen ole laissa määriteltyjä perusteita.

Lisätietoja henkilörekistereistä, henkilötietojen käsittelystä sekä henkilörekistereitä koskevat tietosuojaselosteet ovat saatavilla Reisjärven seurakunnassa.

kirkkoherranvirasto

Virkatodistukset, sukuselvitykset

Virkatodistuksen käyttötarkoitus määrittää mitä tietoja todistukseen merkitään. Useimmiten virkatodistusta tarvitaan perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden hoitoa varten. Tällöin vainajasta tilataan sukuselvitys-muotoinen virkatodistus. Sukuselvitykseen merkitään päähenkilön perustietojen lisäksi mm. muutot, aviopuolisot ja lapset. Sukuselvitys on tilattava erikseen kaikista niistä seurakunnista tai rekistereistä, joissa henkilö on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään. Poikkeuksena viimeinen rekisterinpitäjäseurakunta antaa todistuksen koko 1.10.1999 jälkeiseltä ajalta, vaikka henkilö olisi tuona aikana ollut kirjoilla useammassa seurakunnassa.

Elossa olevasta seurakunnan jäsenestä voidaan tilata ns. elää-todistus. Todistus tilataan siitä seurakunnasta, jossa henkilö on kirjoilla. Mikäli henkilö ei ole seurakunnan jäsen, todistus tilataan maistraatista. Huom! todistusta ei tarvita, mikäli muussa seurakunnan antamassa sukuselvityksessä on henkilön kohdalla elää-merkintä.

Toimitamme virkatodistuksia myös ulkomaan viranomaisia varten monikielisellä lomakkeella (suomi, ruotsi, englanti, saksa ja ranska).

Todistuksen tilaaminen

Todistuksen voi tilata puhelimitse, kirjeitse/sähköpostilla tai asioimalla henkilökohtaisesti kirkkoherranvirastossa. Sähköpostilla tilattaessa henkilötunnuksen käyttöä tulee välttää, koska sähköpostiyhteys on suojaamaton.

Tilaukseen tarvittavat tiedot:

Tilaajan nimi, osoite ja puhelinnumero
Todistuksen lähetysosoite ja laskutusosoite, mikäli eri kuin tilaajan
Kenestä todistus tilataan; nimi ja syntymäaika tai hetu. Elääkö henkilö, josta todistus tehdään.
Milloin henkilö on ollut kirjoilla Reisjärven seurakunnassa; onko hän syntynyt/ kuollut Reisjärvellä tai muuttopäivä Reisjärvelle/ Reisjärveltä.
Todistuksen käyttötarkoitus. Mikäli todistus tulee perunkirjoitusta varten, olisi hyvä ilmoittaa kenen perunkirjoituksesta on kyse ja mikä hänen sukulaisuussuhteensa on henkilöön, josta todistus tilataan.
Tilattaessa on hyvä kertoa, mikäli henkilöllä, josta sukuselvitys tilataan, ei ole lapsia. Tällöin sukuselvitys tehdään vanhemmista alkaen.
Myös nimenmuutokset on hyvä huomioida, tilaus tulisi tehdä sillä nimellä, joka henkilöllä on ollut Reisjärvellä kirjoilla ollessaan.

Toimitusaika

Sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten toimitusaika on noin kaksi viikkoa, elää-todistukset pyritään postittamaan tilauspäivänä.

Todistuksista perittävät maksut 

Virkatodistusmaksut 1.1.2020 alkaen Kirkkohallituksen tekemässä uudessa maksupäätöksessä on huomioitu sekä Suomen ev.-lut. kirkon ja maistraattien veloittamien maksujen yhtenäistäminen, että kirkonkirjojenpitoon liittyvä uudistus. Kirjuri-jäsentietojärjestelmän uuden toiminnallisuuden käyttöönotto tapahtuu vuoden 2021 loppuun mennessä. Tänä aikana osa sukuselvitysmuotoisista virkatodistuksista laaditaan keskitetysti uutta KirDi-toiminnallisuutta hyödyntäen. Osa sukuselvitysmuotoisista virkatodistuksista laaditaan taas siten, että kokonaisuuteen liittyvät todistukset tilataan erikseen jokaisesta tarvittavasta seurakunnasta. Kaksi eri tapaa laatia todistuksia on huomioitu myös todistusten hinnoittelussa.

Todistuksista perittävät maksut

1. A) Kirjurin KirDi-toiminnallisuudella laaditusta todistuksesta veloitetaan päähenkilön osalta 45 euroa ja päähenkilöön liittyvästä todistuksesta 9 euroa. Jokaisesta henkilöstä laaditaan oma todistus. Elossa olevat lapset merkitään kuitenkin vanhempien todistukseen. Jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, niin kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta.

B) Todistuksesta veloitetaan 9 euroa, jos siihen haetaan tietoa perhelehdistä tai jos tietoa haetaan kirjamuotoisista kirkonkirjoista ja tiedot koskevat todistuksen päähenkilön yksittäistä avioliitto-, muutto- tai kuolintietoa tai kirkollista toimitusta. Todistuksesta veloitetaan 30 euroa jos siihen haetaan tietoa kirjamuotoisista kirkonkirjoista, eikä kyseessä ole todistuksen päähenkilön yksittäisestä avioliitto-, muutto- tai kuolintiedosta tai kirkollisesta toimituksesta. Jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, niin kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta.

2. Elää-todistus eli kirkon jäsentietojärjestelmästä henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tulostetusta seurakunnan jäsenen yksittäisiä tietoja koskevasta todistuksesta veloitetaan 9 euroa.

3. Kastekirjan otteesta, monikielisestä virkatodistuksesta ja englanninkielisestä vihkitodistuksesta veloitetaan 9 euroa.

4. Kirkonkirjojen tietoihin perustuvasta, aiemmin laaditun todistuksen kopiosta veloitetaan 9 euroa.

Sukututkimusta tai tieteellistä tutkimusta varten laadittujen todistusten maksut

Sukututkimusta tai tieteellistä tutkimusta varten laadittujen todistusten perusmaksu on 45 euroa. Mikäli todistuksen laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 20 euroa jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta.

Kuvatiedostoista veloitettavat maksut Digitoitujen kirkonkirjojen kuvatiedostojen kopioimisesta aiheutuvasta työstä veloitetaan perusmaksuna 45 euroa. Mikäli kopioimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 20 euroa jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta. Lisäksi veloitetaan kirkonkirjoihin perustuvan aineiston kopiosta 9 euroa kuvalta. Kuvatiedostojen kopiointeja koskevat pyynnöt toimitetaan Kirkkohallitukseen. Seurakunnissa ei tehdä kuvatiedostojen kopiointeja.

Maksuttomat todistukset

Maksuttomia todistuksia ovat sellaiset todistukset, joiden maksuttomuus perustuu johonkin voimassa olevaan lakiin.

Toimitusmaksu

Todistuksesta peritään toimitustavasta riippumatta toimitusmaksua 5,50 euroa, joka sisältää myös laskutuksen. Jos lasku lähetetään asiakkaan pyynnöstä eri osoitteeseen kuin todistus, veloitetaan sekä laskutuksesta että todistuksen toimituksesta 5,50 euroa. Postiennakolla lähetettävästä todistuksesta peritään postiennakkomaksu. Todistuksen lähettämisestä ulkomaille peritään lisäksi posti- ja pankkipalvelumaksut. Maksukehotuksesta veloitetaan 5 euroa. 

 

Sukututkimus tilaukseen tarvittavat tiedot:

Tilaajan nimi, osoite ja puhelinnumero.
Mitä sukua tutkimus koskee.
Kenestä todistus tilataan; nimi ja syntymäaika tai hetu.
Milloin henkilö on ollut kirjoilla Reisjärven seurakunnassa; onko hän syntynyt/ kuollut Reisjärvella tai muuttopäivä Reisjärvelle/ Reisjärveltä.
Mitä tietoja selvitykseen halutaan (muutot, puoliso, lapset, lapsenlapset, kuolinajat jne)
Myös nimenmuutokset on hyvä huomioida, tilaus tulisi tehdä sillä nimellä, joka henkilöllä on ollut Reisjärvellä kirjoilla ollessaan.
Asetetaanko tehtävälle tutkimukselle maksukatto.

Omatoiminen tutkiminen

Sukututkijoilla on mahdollisuus tutkia omatoimisesti 100 vuotta vanhempia kirkonkirjoja mikrofilmeiltä kirkkoherranvirastossa, mikäli tilat ja valvonta saadaan järjestymään.

Reisjärven mikrofilmeillä olevat kirkonkirjat alkavat vuodesta 1757.

Tietoja suvun elossa olevista jäsenistä on hyvä ensisijaisesti kerätä heiltä itseltään. Tällöin voidaan samalla varmistua siitä, ettei rekisteröity halua käyttää hänelle henkilötietolain 30§:ssä annettua oikeutta kieltää omien tietojensa käyttämistä sukututkimuksessa.

Hyödyllisiä linkkejä sukutietojen omatoimiseen tutkimiseen:

Suomen Sukututkimusseura                    http://hiski.genealogia.fi/hiski

Suomen Kansallisarkisto                          http://digi.narc.fi/digi

Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys         http://digiarkisto.org/sshy

Karjala – tietokantasäätiö                         http://karjalatk.fi/katiha2/